Cette aide est disponible pour vous guider dans l'utilisation de notre logiciel de caisse
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📤 Envoyer une facture ou un devis
Il est possible d'envoyer une facture ou un devis suivant plusieurs méthodes : par courrier postal, par email ou par SMS.
Le téléchargement ou l’envoi d’un PDF ne garantit pas la présence de données Factur-X et ne constitue pas une transmission par une plateforme. Si le logiciel indique que le PDF a été généré sans Factur-X, vérifiez les informations et le motif avant de réessayer.
Comprendre le PDF, Factur-X et les cas d’échec
Différence devis / facture
Si la commande n'a pas été validée, un devis est envoyé. Sinon, une facture.
Méthodes d’envoi
Pour envoyer une facture :
- Utilisez le bouton d'envoi en bas du ticket ou dans les actions principales.
- Ajoutez des boutons personnalisés dans la page de configuration des actions : Envoi par SMS, Envoi par courrier, Envoi par email.
Vous pouvez activer une option dans la configuration pour envoyer automatiquement la facture après validation de la commande.
Crédits nécessaires
L'envoi par SMS ou par courrier postal nécessite l'achat de crédits (via la page Compte).
Vérifier les conditions de règlement
Les factures peuvent présenter un délai de paiement, une indemnité, des pénalités et un escompte selon les réglages de la boutique. Vérifiez les mentions et l’échéance sur le PDF avant l’envoi. Ces mentions ne modifient pas automatiquement le total ni les paiements ; l’envoi du justificatif ne déclenche pas leur application.
Coordonnées client
Si un compte client est associé à la commande, ses coordonnées seront utilisées pour l’envoi : email, adresse ou numéro de téléphone.
Contrôler le document transmis
La validation de la facture, la traçabilité de l’envoi et l’ajout des données Factur-X correspondent à des opérations distinctes. Le téléchargement ou l’envoi ne certifie pas à lui seul la conformité PDF/A du fichier ni son acceptation par une plateforme.
Securing supporting documents
- Tout justificatif réimprimé comporte la mention 'duplicata'.
- Chaque envoi ou téléchargement est enregistré côté serveur (non modifiable).
- Le champ 'duplicata' est automatiquement positionné lors d’un envoi ou téléchargement.
- Toutes les méthodes d’envoi suivent les mêmes règles de traçabilité.
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